Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Prozessmodellierung in vier Schritten

Zur Modellierung von Prozessen hat sich in der Praxis das folgende Vorgehen in vier Schritten bewährt:

1. Konkrete Ziele und einheitliche Formatvorgaben

Erst wenn die Ziele der Prozessmodellierung geklärt sind, kann über die geeignete Vorgehensweise, Darstellungsform und -tiefe entschieden werden. Dabei sollte etwa für ein einheitliches Verständnis des Prozessablaufes und der Aufgabenabgrenzung ein weit geringerer Detaillierungsgrad gewählt werden als z.B. für detaillierte Schulungsunterlagen oder ein IT-Pflichtenheft. Einheitliche Formatvorgaben erhöhen die Übersichtlichkeit der Prozesse.

2. Akzeptanz der Ergebnisse durch Einbindung aller beteiligten Parteien

Prozesse sollten im Rahmen von Workshops erhoben werden, in denen alle Prozessbeteiligten vertreten sein. Die Einbindung des Betriebsrats ist in der Regel von großem Vorteil. Zunächst werden die erforderlichen Prozessschritte erhoben und eindeutige Verantwortlichkeiten für jeden Prozessschritt festgelegt.

3. Konstruktive Moderation

Eine unabhängige Moderation kann ein einheitliches Vorgehen und eine konsistente Detaillierungstiefe gewährleisten. Als unabhängige Instanz kann sie frische Ideen und Best-Practice-Erfahrungen einbringen, alte Lösungsansätze challengen, klare Entscheidungen und Prozesszuständigkeiten einfordern und ohne falsche Rücksichtnahme auf Ist-Situation oder Hierarchien auf das inhaltliche Optimum drängen.

Gerade wenn mehrere Prozesse erhoben werden, sollte viel Sorgfalt auf die Prüfung der Vollständigkeit verwendet werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Im Anschluss werden die Soll-Prozesse auf der Managementebene verabschiedet, bekommen damit das erforderliche Gewicht und können auch offiziell eingefordert werden.

4. Benennung von Prozessverantwortlichen

Abschließend müssen die verabschiedeten Prozesse kommuniziert und in die Praxis umgesetzt werden.
Die bei der Prozesserhebung eingebundenen Experten können als Multiplikatoren die Neuerungen vermitteln. Daneben hat es sich bewährt, Prozessverantwortliche zu benennen, die im operativen Tagesgeschäft die Einhaltung der Prozessregeln sicherstellen und die weitere Entwicklung des Prozesses begleiten.